Новое письмо OFCCP о планах создает дополнительную нагрузку для федеральных подрядчиков: ваши 5

Информация

29.08.23

Управление программ соблюдения федеральных контрактов (OFCCP) Министерства труда объявило 25 августа, что оно обновило свое письмо о графике поставок и услуг и подробный список, также известные как письмо о графике, таким образом, что федеральные подрядчики сочтут это обременительным и отнимающим много времени. . Изменения приводят к расширению охвата как широты, так и объема оценок соответствия, проводимых OFCCP, и они применяются к оценкам соответствия поставок и услуг, запланированным на 24 августа 2023 года или после этой даты. Вот пять шагов, которые вы можете предпринять, чтобы оставаться в соблюдение обновленных правил.

Что такое планировочное письмо?

OFCCP выпускает «письмо о графике», чтобы информировать федерального подрядчика о том, что агентство будет проверять его посредством оценки соответствия. Оценки соответствия являются довольно обычным делом для OFCCP, но федеральные подрядчики часто сталкиваются со значительными сбоями в своей работе, когда им требуется собрать элементы, необходимые для подачи в ответ на письмо о графике работ. Обновленное письмо о графике поставок и услуг и подробный перечень меняют несколько ключевых аспектов, когда речь идет об обязательствах федерального подрядчика.

Что изменилось и как изменения повлияют на федеральных подрядчиков?

Благодаря этим изменениям произошли некоторые существенные изменения как в широте, так и в объеме предметов, которые потребуются от федеральных подрядчиков. В дополнение к некоторым изменениям содержания, обсуждаемым ниже, OFCCP также внесло изменения в уведомления и коммуникации. Например, теперь подрядчики могут получать уведомление о аудите только по электронной почте с запросом о прочтении, а не по электронной почте или по сертифицированной почте США. Ранее уведомление сертифицированной почтой США сигнализировало о начале периода подачи материалов для проверки. Кроме того, подрядчики теперь могут отправлять материалы аудита в электронном виде через защищенную систему обмена файлами OFCCP Kiteworks.

Широта: OFCCP требует больше документации

Увеличение объема и широты данных о компенсациях

Важные изменения внесены и в статью 19 (компенсация). Наиболее значительным изменением является требование предоставить дополнительный снимок данных о вознаграждениях, охватывающий анализ рабочей силы из AAP за предыдущий год. Таким образом, подрядчик теперь должен предоставитьдва годаиндивидуальных данных о компенсации, а не только одного.

OFCCP также требует, чтобы подрядчик включал «другие компенсации или корректировки заработной платы», давая понять, что информация об общей сумме, а не просто данные о базовом вознаграждении, теперь является обязательной частью представления. OFCCP теперь также требует предоставления «соответствующих данных о факторах, используемых для определения вознаграждения сотрудников», а также «документации и политики, связанных с практикой вознаграждения подрядчика», которые ранее были необязательными. Этот значительно расширенный запрос соответствует продолжающемуся вниманию OFCCP к проблеме неравенства в оплате труда.

Агентство также добавило новый запрос в подробный список – пункт 22 – который требует от подрядчика оценить свою систему вознаграждения в рамках «углубленного анализа всего процесса трудоустройства». Подрядчики должны будут предоставить документацию, подтверждающую, когда был завершен анализ компенсации, количество сотрудников, включенных в анализ, проанализированные формы компенсации, анализ компенсации по полу, расе и этнической принадлежности, а также метод, использованный для анализа компенсации. .

Масштаб: OFCCP расширяет подход к высшим учебным заведениям и другим подрядчикам, работающим в кампусе

Одно очень существенное изменение касается сферы оценки соответствия. OFCCP добавил следующую формулировку:

Если вы являетесь высшим учебным заведением или федеральным подрядчиком с кампусом, в котором обслуживается несколько AAP, вы должны предоставить информацию, запрошенную в этом письме о расписании, для всех AAP, разработанных для кампусов, школ, программ, зданий, отделов или других частей. вашего учреждения или компании, расположенной в [только город и штат].